Der Journalist Klaus Maihorn, Berlin, hat im Frühjahr 2004 die Erfahrungen verschiedener Anwender mit EFB ASSISTENT zusammengetragen und das folgende "Stimmungsbild" angefertigt.

Was tun wir eigentlich?

Antwort darauf gibt ein Computerprogramm zur Reflexion und Dokumentation des Beratungsprozesses

Die Qualität der Beratungstätigkeit ist eine Frucht, die vor allem aus dem hohen Anspruch erfahrener Beraterinnen und Berater, ja ganzer Einrichtungen an sich selbst reift. Dabei sind das bke-Gütesiegel „Geprüfte Qualität“ als zweckmäßige Adaptation der Materialien zur Qualitätssicherung der Kinder- und Jugendhilfe des Bundesministeriums und die daraus resultierenden bke-Empfehlungen zu Leistungen, Qualitätsmerkmalen und Kennziffern eine wirksame Hilfe beim Nachweis fachlicher Standards in den Beratungsstellen. Es zeigt sich, dass auch in unserem Bereich, wo jeder Fall oder Vorgang individuell einzigartig ist, eine methodisch sinnvolle Formalisierung Zeit spart und vor allem klar umrissene Qualität sichert.

Gleichzeitig lässt sich nicht leugnen, dass angesichts knapper öffentlicher Kassen und hart umworbener Fördermittel Qualität ein gewichtiges Argument ist, erst recht, wenn sie im Rahmen eines verifizierbaren Leistungsausweises dargestellt werden soll.

Doch wer wollte bestreiten, dass Qualitätsnachweise und Leistungsbeschreibungen mit Mühen verbunden sind? Wer von den Psychologen, Therapeuten, Sozialarbeitern und mit Sekretariatsarbeit Betrauten wüsste nicht vom Unwohlsein zu berichten, wenn die Erstellung der Quartals- oder Jahresberichte wieder einmal fällig ist? – Es sind solche Tage, an denen verstärkt über eine geeignete Software für unser Metier gesprochen wird.

Ein guter Teamworker – der EFB Assistent

„Was haben wir Jahr für Jahr Akten gezählt und immer wieder aufgeblättert, um etwas nachzusehen und rauszuschreiben!“, erinnert sich Gerhard Hermann, Mitarbeiter in der Psychologischen Beratungsstelle Gummersbach, an die Zeit vor der Jahrtausendwende. „Und plötzlich ging jede benötigte Statistik ganz ohne Papier, mit wenigen Mausklicks waren die Dokumente und Übersichten erstellt.“

Wie wurde dieses „Wunder“ vollbracht? Durch den Einsatz eines fähigen Assistenten. Bis 2000 lief bei den Gummersbachern auf dem Sekretariats-Computer ein nicht sehr benutzerfreundliches „Beratungs-Verwaltungs“-Programm. Den einzelnen Mitarbeiter stand jedoch keine fachspezifische Software zur Verfügung. Das sollte sich ändern; Gerhard Hermann suchte im Internet nach einem Programm, das an jedem Platz in der Beratungsstelle effektiv nutzbar sein sollte. Er fand die Demo-Version von „EFB Assistent“ und stellte erst einmal fest, dass diese ohne große Vorkenntnisse zweckdienlich einsetzbar war.

Aber die einfache Bedienbarkeit war nur ein Grund, das Programm bald für das gesamte Netzwerk der Beratungsstelle zu kaufen. „Der EFB Assistent ist maßgeschneidert für unsere Anforderungen“, erklärt Gerhard Hermann. „Das erkennt man sofort, wenn man das Kerndokument, die Einzelakte, aufschlägt. Dort werden eben nicht nur die Klientendaten erfasst, sondern auch gleich das Umfeld, die Adressen der Bezugspersonen zum Beispiel. Alles, was für den Beratungsverlauf Bedeutung hat.“

Software-„Supervision“ durch Nutzergruppe

Tatsächlich stand für die Urversion der Berliner Software eine ganz einfache Idee Pate. Dr. J. Volkmar Schmidt wollte der Beraterin und dem Berater ein Werkzeug in die Hand geben, das eine angemessen strukturierte und gleichzeitig hinreichend flexible Führung von Einzelakten erleichtert. Die Beratungsakte kann bei Bedarf immer weiter wachsen – formale wie inhaltliche Details zum Beratungsverlauf speichern, einzelne Beratungstermine dokumentieren, Daten zur Genogrammerzeugung bereitstellen, Wiedervorlagevermerke aufnehmen, auf externe Dateien zugreifen. Der Wert einer solch flexiblen Erfassung wurde den einzelnen Anwendern spätestens dann bewusst, wenn in der täglichen Arbeit unter Dutzenden Fällen plötzlich ein bestimmter Kontakt „erinnert“ werden musste. Denn nun konnte mit Hilfe der einfachen Suchfunktion schnell jedwedes erfasste Beratungsdetail  ausfindig gemacht und der zugehörige Klient ermittelt werden.

Anfangs, das räumt auch Gerhard Hermann ein, gab es bei seinen Kolleginnen und Kollegen Vorbehalte gegen die Software, auch er selbst konnte eine gewisse Unsicherheit nicht leugnen. Dass der EFB Assistent dann doch sehr schnell seinen Erwartungen entsprach, führt er auf die enge Unterstützung durch den Anbieter des Programms zurück. Er wiederholte gewissermaßen die Erfahrung, die André Jacob von der EFB Berlin-Pankow vor drei Jahren bereits in der Zeitschrift der LAG für Erziehungsberatung Brandenburg und Berlin (TRIALOG 1/2000) beschrieb: „Die gute Kooperationsfähigkeit bewirkte, dass wir inzwischen auch sehr aktiv an der Weiterentwicklung dieses Programms mitwirken, um eine noch bessere Passfähigkeit zwischen dem Programm und unseren eigenen Intentionen erzielen können.“ Inzwischen existiert längst eine rege kommunizierende Nutzergruppe, die immer wieder Anregungen zur weiteren Aufwertung der Software gibt und mit dafür sorgt, dass der Assistent sein zweigesichtiges Wesen als „kundenspezifische Komplettlösung“ wahrt. Gerhard Hermann: „Jedes Update beweist aufs Neue, dass dieses Programm nicht am grünen Tisch entstand, sondern in engster Rückkopplung mit denen, die damit arbeiten. Bei uns hat heute jeder Berater jeden Tag den EFB Assistent auf seinem Monitor.“

Und zwar vor und nach jeder Beratung. Vorher, weil die Computerakte schnell einen geordneten Überblick zur spezifischen Problemlage der anstehenden Beratung bietet, und danach, weil bequem und passend strukturiert fortgeschrieben werden kann. Aber nicht nur das. Gerhard Hermann beschreibt, was darüber hinaus geht: „Wir haben zum Beispiel zwei Gruppen, eine Trennungs- und Scheidungskinder-Gruppe und eine davon betroffene Erwachsenengruppe. Unsere Mitarbeiter vermerken nach den Einzelberatungen Anwärter für diese Gruppen in der freien Kategorie ‚Warteliste’. Dadurch haben wir sofort und immer aktuell einen Überblick über die laufenden Anmeldungen.“

Darf’s ein bisschen Auswertung mehr sein?

Überhaupt, so bemerkt Gerhard Hermann, erlaubt der EFB Assistent den verschiedenen Beratungsstellen, die eigene Arbeitsweise, das eigene Profil ganz spezifisch abzubilden. Die Freiräume bei der Definition von Kategorien, Inhalten, Parametern sind die perfekte Ergänzung zu den formalisierten Essentials des offiziellen Statistikbogens. „Die Konfiguration beispielsweise der für uns relevanten Kontextdaten hat bei der Einführung von EFB Assistent eine wertvolle fachliche Diskussion und Verständigung ausgelöst, wir mussten uns ja einigen  über unser Diagnosespektrum beispielsweise. Aber die Flexibilität des Programms erlaubt zum Glück permanente Anpassungen, erst kürzlich habe ich auf die Anregung eines Kollegen hin den ‚Vormund‘ in das Setting-Menü aufgenommen.“

Gerhard Hermann, der für die Betreuung der Computer zuständig ist, hebt weitere Vorzüge des Assistenten hervor: „Sehr durchdacht und praktikabel sind die abgestuften Nutzerrechte, die über Passwörter geregelt sind. Vertraulichkeit und Datenschutz sind gewährleistet, u. a. durch Anonymisierung. Die Berater arbeiten vorwiegend mit den Einzel- oder auch Gruppenakten, und ich kann darüber hinaus eben die für uns bestimmenden Kontextdaten konfigurieren oder Statistiken und andere Übersichten generieren. Beim Schreiben unseres Jahresberichts habe ich wieder gemerkt, wie vielfältig die Auswertungsmöglichkeiten nach einzelnen oder kombinierten Kriterien sind.“ Die Erstellung der offiziellen „Statistik der Jugendhilfe“ ist selbstverständlicher Bestandteil des Programms. Die Anfertigung regelmäßig benötigter Dokumente wie Berichte an den Kreisjugendhilfeausschuss werden durch eine Generalberichtsfunktion unterstützt. Aber auch, wenn ein kommunaler Dezernent zwischendurch nach Zuarbeiten verlangt, kann mühelos zusammengestellt werden, wie viele Kontakte die Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum bearbeiteten, aus welchen Wohngebieten die Klienten vor allem kommen, wie viele Trennungsfamilien beraten wurden oder wie oft ein begleiteter Umgang durchgeführt wurde.

Die Erfahrungen der Gummersbacher und all der anderen Nutzer des EFB Assistenten sprechen dafür, dass die Spezialsoftware praktisch zu einem Werkzeug geworden ist, das Qualitätskontrolle und Leistungsnachweis nicht nur mit geringem Aufwand zulässt, sondern in der täglichen Anwendung gewissermaßen praktiziert. Pure Quantifizierung, also Datenerfassung allein zur Verwaltung, war nie der Kern des Programms; es hilft,  wie Klaus Menne in den „Informationen“ 2/02 für das bke-Gütesiegel formulierte – „den Konsens von Fachkräften und Träger(n) der Beratungsstelle über die Qualität der Leistung auszudrücken.“ Dabei bleibt es wesentlich ein Instrument zur Erleichterung der Arbeit jedes einzelnen Beraters und der gesamten Einrichtung. Und wie liegt das Werkzeug so in der Hand, Herr Hermann? – „Wir hatten es nach wenigen Wochen voll im Griff. Es macht richtig Spaß, damit zu arbeiten.“